Elektronické podatelny

Elektronické podatelny Stojaté vody informatizace veřejné správy se začaly čeřit. V uplynulých dvou letech přibývá stále více nových aplikací jak uvnitř úřadů, tak ve vztahu k občanům. Legislativci pracují na plný výkon, softwarové firmy se předhánějí v nabídkách řešení. Zatímco před rokem byly...

Elektronické podatelny

Stojaté vody informatizace veřejné správy se začaly čeřit. V uplynulých dvou letech přibývá stále více nových aplikací jak uvnitř úřadů, tak ve vztahu k občanům.

Legislativci pracují na plný výkon, softwarové firmy se předhánějí v nabídkách řešení. Zatímco před rokem byly aktuálním tématem webové prezentace, letos se do popředí dostala problematika elektronického podpisu. V příštím roce můžeme očekávat velký rozruch způsobený zaváděním elektronických podatelen a převáděním správy spisové agendy do elektronické podoby. Jak široký okruh otázek a problémů zahrnuje zavedení kvalitního informačního systému města nebo obce, jsem si uvědomil na několika momentech při nedávné návštěvě Mariánských Lázní. Náš rozhovor s prvním zástupcem starostky RNDr. Pavlem Pocem se velmi brzy stočil právě na elektronické informační systémy.

Zavedení funkčního elektronický informační systém města nebo obce, který představuje poměrně složitý organismus, je náročný úkol nejen po stránce ekonomické, ale i organizační.

Asi žádná radnice nebude mít dostatek finančních prostředků, aby jej nechala zavést dodavatelsky na klíč v plném rozsahu a v jednom okamžiku. Jedná se o úkol dlouhodobější povahy, do jehož realizace jsou zapojeni nejen odborníci z oboru informačních technologií, ale v podstatě všichni pracovníci radnice, někdo v menší, jiný ve větší míře. Z tohoto pohledu je nezbytné věnovat mimořádnou pozornost stanovení celkové koncepce takového projektu, tj. odpovědět velmi pregnantně na otázku, komu, proč a jak má sloužit. Správné počáteční nastavení parametrů celého informačního systému umožňuje jeho postupnou realizaci v jednotlivých modulech a plnohodnotné využívání už v průběhu realizace.

Jednou z nejdůležitějších agend je účetnictví. Dobře zvolený software v tomto směru dokáže rozkrýt řadu položek a najít mezi nimi konkrétní vazby a vztahy, dává i přehled o momentální situaci. Pak takový systém nejen zaručuje řádné zaúčtování položek, ale dává možnosti dlouhodobých analýz a velmi zjednodušuje sestavování rozpočtu a detailní sledování jednotlivých položek v příjmech i výdajích. Zaručuje zprůhlednění hospodaření jak pro členy zastupitelstva, a pracovníky městského nebo obecního úřadu, tak pro občany.

Mariánskolázeňská radnice například na svých webových stránkách poskytuje občanům přímý přístup do aktuálních výpisů z účtů účelových fondů zřízených na podporu kultury, cestovního ruchu a sportu, vedených prostřednictvím elektronického bankovnictví u eBanky. Každý občan tak má možnost sledovat pohyby na těchto účtech do nejmenších podrobností.

Webová prezentace města nebo obce je tou částí elektronického informačního systému města nebo obce, která nastavuje tvář vůči občanům, je nejvíce viditelná a její vypovídací a komunikativní část musí sloužit co nejširšímu spektru uživatelů. V současné době není těžké vytvořit a uvést do provozu velmi kvalitní webovou prezentaci takovéhoto druhu. Je však velmi náročné takovou prezentaci udržovat aktivní, aktualizovat v podstatě denně její obsah. Také v tomto směru je důležité zajistit koordinovaný přístup k informacím jednotlivých složek zapojených do systému. Pak může správu i náročné databáze webové prezentace zvládnout jen jediný redaktor.

Zavádění systému elektronické podatelny je tedy třeba vidět nejen ve vztahu k vedení spisové agendy jako takové, ale i v kontextu celého elektronického informačního systému města nebo obce.

Svatopluk K. Jedlička

FOTO AUTOR