Personální audit – ano, či ne?

V závěru roku se na radnicích projednávají návrhy rozpočtů, v nichž mzdové prostředky a výdaje na vzdělávání úředníků tvoří nemalou část. V souvislosti s tím se často kladou i otázky, jaký by na obecním, městském či magistrátním úřadu, případně úřadu městské části měl být optimální počet úředníků a...

V závěru roku se na radnicích projednávají návrhy rozpočtů, v nichž mzdové prostředky a výdaje na vzdělávání úředníků tvoří nemalou část. V souvislosti s tím se často kladou i otázky, jaký by na obecním, městském či magistrátním úřadu, případně úřadu městské části měl být optimální počet úředníků a jestli je tam správně nastaven organizační systém úřadu.

Pak už není daleko k úvaze, zda by si město nemělo nechat zpracovat personální audit jako objektivní pohled třetí strany na svůj úřad. Jako tajemnice Úřadu Městské části Praha 13 se mohu podělit o některé ze zkušeností, které jsem učinila s přípravou a průběhem této procedury.

JAK JEJ SPRÁVNĚ ZADAT

Určitě je třeba postupovat v souladu se zákonem číslo 40/2004 Sb. v platném znění. Ve většině případů půjde o zakázku (nikoliv veřejnou zakázku, jelikož předpokládaná výše zakázky nepřesáhne 2 mil. Kč bez DPH).

Nicméně je nutné zadat v souladu s ust. § 6 odst. 3 transparentně, nediskriminačně, za cenu obvyklou v místě plnění podle ust. § 6 odst. 3 zákona. Nezapomeňte zadání zakázky uveřejnit buď na vašich internetových stránkách, nebo na úřední desce a porovnávat nabídkové ceny. Další náležitosti zákon nepožaduje.

Pokud jde o kvalifikační předpoklady, personální audit není řešen v zákoně číslo 455/1991 Sb. v platném znění (živnostenský zákon). Jedná se o volnou živnost organizačních a ekonomických poradců podle současné právní úpravy. Důležitým kritériem je samozřejmě cena, významné by měly být i zkušenosti auditora s personálními audity ve sféře veřejné správy, návrh smlouvy a harmonogram provádění prací. U některých kolegů se setkávám s tím, že audit je proveden, závěry napsány, ale tajemník nakonec konstatuje, že jsou na jím vedeném úřadu neproveditelné. Proto při výběru auditorů přihlížejme i k jejich zkušenosti s celou oblastí samostatné a přenesené působnosti, znalostem způsobu činnosti úřadu, zákona č. 312/2002 Sb. v platném znění. Významná je rovněž alespoň dílčí znalost zákona o obcích, krajích nebo hl. m. Praze.

Proto jsem do předmětu zadání uvedla: Provedení personálního auditu úřadu v souladu se zásadami personálního managementu ve smyslu právních předpisů platných pro oblast personalistiky a odměňování v úřadech územních samosprávných celků. Dále jsem zadala:

zjištění obsahu a rozsahu činností na jednotlivých pracovních místech,

zjištění souladu informací o pracovních místech ve srovnání s vykonávanými pracemi,

analýzu funkčnosti organizace a řízení podřízených, návrh na optimalizaci počtu zaměstnanců,

sjednocení systému řízení a podpory systému personalistiky.

Ve smlouvě jsou pak podrobně rozpracovány veškeré povinnosti auditora.

ZÁVĚRY NESMĚJÍ ZAPADNOUT

Důležité je nebát se objektivních zjištění auditora a poučit se z nich. Vždyť přece proto jsme audit zadávali a „ano“ je vysvědčením pro nás, tajemníky, jaké máme zaměstnance i organizační řád a další dokumenty. Zajímavé bývá zjištění, zda to, co máme ve většině případů pregnantně popsáno v organizačním řádu, je nejen plněno, ale zejména to, nakolik jsou zaměstnanci vytíženi.

Výsledky pro nás nakonec dopadly dobře a zejména mě potěšilo tvrzení, že počet zaměstnanců je u nás optimální. Náměty, které z auditu vzešly, dál rozpracováváme. Personální audit je velmi přínosný i jako základní kámen pro aplikaci systémů kvality na úřadech, a to jak prostřednictvím zavádění norem ISO, tak pomocí jiných metod, například CAF. Úřad Městské části Praha 13 právě systém CAF letos zavedl a personální audit mu při této práci pomohl.

KATEŘINA ČERNÁ

tajemnice úřadu MČ Praha 13